SW KLID Novinky – nový požadavkový modul

Dovolujeme si Vás tímto informovat o novince v produktu SW KLID. Tato novinka přidává zcela nový požadavkový modul. Požadavkový modul je vlastně plnohodnotný helpdesk, který lze nyní využít k ještě efektivnější správě a údržbě vašeho majetku.
Každý Váš zaměstnanec, kterému poskytnete adresu na webový formulář, bude mít k dispozici možnost vytvářet požadavky na jednotlivé prvky Vaší struktury v Evidenci majetku. Takto vytvořené požadavky se následně zaznamenají do požadavkového modulu, kde je administrátor nebo jiní uživatelé s patřičným oprávněním spravují. Zadavatel vždy automaticky obdrží informaci o změně stavu jeho požadavku.
Příklad: Používáte-li SW KLID máte vytvořenou strukturu majetku v Evidenci např. Areál výroby / Budova ABC / přízemí / kancelář / světlo. Stane-li se nějaká porucha nebo vznikne jiný požadavek např. na výměnu, kdokoliv ze společnosti má možnost zaslat požadavek bez nutnosti přihlášení do SW KLID, pomocí unikátního formuláře. Ve formuláři je nutné při zadání vyplnit kontaktní údaje, předmět a popis požadavku a především lze tento požadavek spojit s konkrétním prvkem např. porouchaným světlem v přízemí Budovy ABC. Zadavatel obdrží kopii zaslaného požadavku na email a nový požadavek se zaznamená do požadavkového modulu. Budovu ABC má na starosti údržbář Tonda. Administrátor provede přiřazení požadavku konkrétnímu řešiteli (v našem případě Tondovi). V okamžiku kdy Tonda provede opravu osvětlení, zaznamená vyřešení požadavku do systému. Zadavatel dostane informaci o vyřešení požadavku.
U každého požadavku je třeba nastavit priorita, v současné době fungují 3 typy. Nízká = 7 dní, střední = 3 dny a vysoká = 1 den, tato priorita určuje, do kolika maximálně dnů by měl být požadavek vyřešený. Není-li tomu tak, požadavek automaticky propadá do nedokončených procesů, tzn. systém přidává červený vykřičník.
Řešiteli se zobrazují požadavky, které mu byly přiřazeny administrátorem nebo požadavky z kategorie, kde je nastaven jako řešitel. Řešitel má přístup taktéž k požadavkům, které mají vazbu na prvek v Evidenci, kde řešitel nemusí mít přístup. Nastavení kategorie u požadavku má větší váhu, než přiřazení požadavku konkrétnímu řešiteli.
Příklad: Náš Tonda je nastavený jako řešitel kategorie – elektrikář. Tonda nemá oprávnění na Budovu DEF, má dle Evidence oprávnění pouze na Budovu ABC. Vznikne-li požadavek na opravu žárovky v budově DEF a administrátor tento požadavek přiřadí kategorii elektrikář, Tondovi se však tento požadavek zobrazí.
Životní cyklus požadavku
  1. vytvoření požadavku (bez přihlášení nebo s přihlášením)
  2. zobrazení ve výpisu nových požadavků
  3. otevření požadavku (tzn. řešitel začíná řešit požadavek)
  4. uzavření požadavku (s popisem řešení)
  5. archivace požadavku
Pár poznámek na závěr:
  • administrátorovi účtu se zobrazují všechny požadavky
  • administrátor účtu má možnost vytvářet kategorie a přiřazovat jednotlivé řešitele „uživatele SW KLID“ k daným kategoriím
  • administrátor účtu může kompletně spravovat jednotlivé požadavky „editovat, mazat, měnit stavy, přiřazovat, uzavírat, archivovat, atd.“
  • jste-li uživatel SW KLID a vytváříte nový požadavek, automaticky se předvyplní formulář na základě vašich přihlašovacích údajů
  • každý požadavek obsahuje podrobnou historii změn, kdy každá změna obsahuje informaci o původním stavu, novém stavu a datum s časem změny
Pevně věříme, že tento nový “Požadavkový modul” Vám umožní ještě efektivněji pracovat se systémem SW KLID a v samém důsledku ještě lépe spravovat Váš majetek.
V případě potřeby nastavení či dalšího dovysvětlení nás neváhejte kontaktovat skrze interním helpdesku po příhlášení do SW KLID na https://www.swklid.cz/help-desk/. Budeme taktéž vděčni za jakoukoliv zpětnou vazbu či připomínku.

Jan Zítko

Můj šálek kávy je provoz SW KLID, jeho vývoj a bezproblémový chod.