CAFM systém jako nezbytný nástroj pro technickou správu majetku a budov v režimu HOME OFFICE

Uplynulých devět měsíců letošního roku, které přinesly mimo jiné také karanténou vynucené přerušení provozu firem a mnohým vlastníkům majetku a budov tak ukázaly, jak zranitelní z pohledu fungování technické správy majetku a budov jsou a jak převážná část z nich je nepřipravena na podobné situace při zajištění procesů spojených se správou majetku, budov a plnění souvisejících legislativních povinností.

O to více zarážející je fakt, kolik firem a institucí se vrátilo do původního režimu před karanténou, aniž by se z tohoto nouzového stavu poučili. Jako by se nic nestalo…rychle do starých kolejí a jedeme postaru dál, nějak bylo, nějak bude…vždyť to dvacet let děláme stejně a nic se nestalo.

Každá krizová situace je současně i možnou příležitostí, jak začít dělat věci jinak a lépe. Kdo to nepochopí, tak je obvykle odsouzen k cyklickému opakování starých chyb a jak známo, chyby stojí čas a čas jsou mimo jiné taky peníze a o peníze, respektive o provozní náklady půjde v následujícím období především. Kdo bude umět efektivně optimalizovat náklady a procesy, tak má šanci nadcházející ekonomickou krizi přežít, v tom lepším případě z ní vyjít i silnější.

Jaký je současný stav…

Pro firmy jsou už standardem podnikové informační systémy v oblasti ERP, CRM, HRM, atd. ale CAFM systém jako klíčový nástroj pro digitalizaci správy majetku a výkon efektivního facility managementu je zatím poměrně okrajová záležitost, přičemž majetek je klíčová oblast firmy a jeho řádná správa pro vlastníky nutností a povinností.

Troufám si z vlastní praxe odhadnout, že jen cca 10% vlastníků majetku a budov používá k evidenci nějaký sofistikovaný CAFM systém, povětšinou jde o velké korporátní firmy, nebo klienty velkých FM společností. Drtivá většina vlastníků především z řad SME (malé a střední firmy) však dosud používá při technické správě majetku klasické metody evidence a administrace jako je tužka, diář, papír, šanon, v lepším případě excel, internetový kalendář, atd…

Digitalizací interních procesů technické správy majetku, budov a zavedením sofistikovaného CAFM řešení lze spustit cílenou optimalizaci nákladů a procesů s tím spojených, protože platí staré známé pravidlo, že jen to, co lze správně změřit lze taky efektivně řídit. Za pomoci tohoto řešení (ideálně vedeném v cloudu) lze zefektivnit správu majetku a budov a zredukovat tak například počet personálu, který technickou správu majetku ve firmě řeší a část z nich lze převést také do režimu HOME OFFICE, což prokazatelně přinese nemalou úsporu. Obecně se dá říct, že návratnost investice do digitalizace interních procesů se může pohybovat v horizontu jednoho až dvou let.

Především periodické a rutinní procesy lze poměrně snadno digitalizací zautomatizovat a uvolnit tak zaměstnancům „ruce a mozek“ k efektivnějšímu využití jejich potenciálu. Nezbytnou podmínkou výše popsaného je také změna pohledu vlastníka majetku na to, co je to facility management, co jsou to facility služby a kdo je součástí facility teamu. Není to jen o úklidu, ostraze a údržbě, jak se mnozí vlastníci majetku dosud domnívají.

Jak tedy efektivně vyřešit digitalizaci technické správy majetku a souvisejících legislativních povinností a nastavit CAFM systém pro případný režim HOME OFFICE?

Management firem by měl nejdříve hledat odpovědi na otázky typu:

• Jak a kým v obdobných krizových situacích, kdy bude ztíženo, nebo nemožné osobní setkání, zajistit ve svých firmách kontinuálně technickou správu majetku a legislativní povinnosti jako je BOZP, PO, revize VTZ, údržba atd.?
• Jak plnit tyto povinnosti v režimu ztíženého přístupu do budov, kanceláří a možného přístupu zaměstnanců z home office?
• Jak zajistit evidenci o správě, údržbě a všech dalších povinností a kontrolovat všechny povinné termíny i přestože není k dispozici kompletní tým?
• Má potřebné dokumenty evidovány v elektronické podobě někde na cloudu, nebo v kanceláři v šanonu a jak rychle se k nim dostane?
• Jak zajistit rychlou zastupitelnost personálu při správě majetku a předávání informací v případě nemoci nebo odchodu zaměstnance bez ztráty firemních dat a know-how?
• Jak má v souvislosti se zastupitelností ve firmě vyřešenu trestněprávní odpovědnost statutárních zástupců a vedoucích zaměstnanců za majetek a procesy?
• Jak bude řešit řízení a případné korekce v energetické části provozu výroby a budov (např. rezervovaná kapacita, optimalizace spotřeby energií, komunikace s dodavateli atd)?
• Může se svým externím dodavatelem (OZO, údržbové a úklidové společnosti) komunikovat elektronicky přes CAFM systém a omezit tak osobní kontakt?

Home office a sw vybavení

Mezi povinnosti zaměstnavatele při převedení zaměstnance do režimu home office (v rámci dohod o výkonu práce z domova uzavíraných se zaměstnanci nebo v příslušných vnitřních předpisech, protože oficiální režim „home office“ Zákoník práce nedefinuje) patří to, že musí zaměstnanci zajistit odpovídající technické vybavení pro práci mimo pracoviště a nastavit pravidla pro jeho používání.

V tomto případě nejde jen o HW, ale taky o odpovídající SW a internetové připojení. Zaměstnavatel taky musí definovat opatření na ochranu firemních dat a know how. Velmi důležitá jsou pravidla kontroly vykonávané práce vedoucím zaměstnancem, protože dle Zákoníku práce má vedoucí zaměstnanec povinnost nejen práci přidělovat a řídit, ale má povinnost taky kontrolovat její plnění a zabezpečit přijetí opatření k ochraně majetku zaměstnavatele, a to dost dobře nepůjde bez zavedení CAFM systému.

Implementací CAFM systému by měl vlastník majetku získat přehled nad procesy v oblasti:

• Evidence kompletní revizní činnost k VTZ (vyhrazené technické zařízení), BOZP, PO, ŽP atd.
• Technická údržba a správa zařízení a budov (preventivní a mimořádná údržba)
• Úklidové služby (periodický a mimořádný úklid)
• Přehledný harmonogram všech naplánovaných procesů s avízem a notifikací ukončení termínu platnosti
• Pasportizaci prostorovou, technickou a technologickou s případným propojením na GIS
• Správu vozového parku (Fleet management)
• Elektronické sdílení dat vlastníka majetku s externím dodavatelem (revize VTZ, údržba, úklidy)
• Požadavkový a alarmový systém – interní údržbový helpdesk
• Aplikace pro telefony s přehledem o údržbě se čtečkou na QR, nebo čárové kódy
• Správu a řízení spotřeby (popř. výroby) energií formou energetického managementu
• Přehled o provozních nákladech, úklidu a investicích
• Přehledné přidělení majetku zodpovědným zaměstnancům s definováním údržby a úklidu na daném zařízení, či budově

Je důležité tyto procesy pochopit a dát je správně do souvislostí co lze řešit v rámci home office a kde je přítomnost v provozu zbytná a kde nezbytná. Klíčové je také dbát na správné zapracování a přijetí CAFM systému uživateli z řad zaměstnanců. Zaměstnavatel, který vybere pro své zaměstnance sofistikovaný, avšak současně uživatelsky přívětivý a podmínkám optimální CAFM systém získá výrazně rychlejší návratnost vložených prostředků než ten, který rozhodne bez odpovídajícího zapojení kompetentních osob.

Na závěr zbožné přání…

Na CAFM systém nelze nahlížet jen jako na běžný SW a rozhodnutí nechat jen na IT specialistech, ale je nezbytné správně posoudit mnoho aspektů a zohlednit specifika každé společnosti. Je zjevné, že se v následujících měsících a letech nevyhneme poklesu ekonomiky a dojde tím k omezení prorůstových aktivit firem. Pevně věřím, že toto období využijí zaměstnavatelé k zamyšlení nad tím, jak zefektivnit provoz firmy, digitalizovat interní procesy a optimalizovat náklady. To spustí realizaci  takových opatření, které celý obor facility managementu posunou do digitální éry.

Vladimír Baletka, (www.egonaprofit.cz)