případová studie SW KLID logistika

Název projektu: Implementace softwaru SW KLID v logistických procesech

Lokalita: Česká republika

Zúčastněné subjekty:

Projektu se zúčastnila logistická firma se zahraničním vlastníkem.

Stručné shrnutí:
Na úvod projektu proběhlo seznámení implementátorů s objekty areálu a vlastní výrobou produktů. V rámci této prohlídky byly prováděny dva procesy.

  1. Mapování a identifikace hmotného vybavení, které podléhá zákonným revizím a kontrolám nebo servisním a údržbovým úkonům. Zjištění technických prvků a konstrukčních řešení staveb.
  2. Kontrola dodržování nařízení a norem vztahujícím se k vizuálním nebo technickým prvkům BOZP a PO přímo na objektech a zařízeních (např. bezpečnostní značení apod.)

Následně je prováděna hloubková kontrola dostupné dokumentace vztahující se k existujícím a užívaným zařízením ve výrobě, skladování a budovách.

Jsou podrobně vyhodnoceny jednotlivé dokumenty ve vztahu k jejich platnosti a formální správnosti.

U servisní dokumentace je vyhodnocen a popsán proces servisních úkonů.

Pak je provedeno předvedení a proškolení určených osob v softwaru SW KLID včetně školení členů představenstva.

Získané informace při vyhledávání a kontrole procesů jsou implementovány do software SW Klid.

Při vyhodnocení údržbových procesů je posouzena odpovědnost jednotlivých osob.

Popis výchozího stavu:

Činností v oblasti zajištění podmínek a povinností v oblasti BOZP a PO a správě budov byl pověřen zaměstnanec bez odborného proškolení a potřebného vzdělání a především s jinou hlavní náplní pracovní činnosti. To vedlo k zanedbání zákonných povinností v této oblasti. Při namátkové kontrole IPB došlo k odhalení velkého množství pochybení. Následné sankce byly v řádu 10 tis. Kč a vedli k odchodu pracovníka z firmy.

Vzhledem k odchodu pověřeného zaměstnance byly zákonné a provozní procesy při správě budov přiřazeny k běžné činnosti více zaměstnancům a tím došlo k nejasnostem v plnění jednotlivých požadavků. Při preventivní kontrole BOZP a PO odbornou firmou bylo zjištěno, že náprava předchozího stavu nebyla provedena.

Při úvodní kontrole areálu firmy a její dokumentace bylo zjištěno neplnění části revizní povinnosti na vyhrazených zařízeních. Některé revize zařízení byly po datu platnosti nebo nebyly vykonávány nikdy z důvodu neznalosti legislativy.

Servis zařízení je prováděn s náhodnou kvalitou. Na některých zařízeních jsou prováděny servisní úkony pečlivě. Naopak část zařízení je servisována pouze při poruše.

Kontrola prvků a značení BOZP a PO zjistila pochybení. Bezpečnostní značení a popisy jsou neúplné nebo chybí. Některé nástroje nemají řádné kryty nebo návody. Na budovách nejsou všude správně označeny bezpečnostní prvky.

Plnění požadavků na správě budovy a údržbě je nárazové a je zajišťováno různými pracovníky na více pozicích. Odpovědnost za provádění revizní a servisní povinnosti je na více objektech nejasná. Vedoucí pracovníci nemají přehled o plnění požadavků na údržbu z většiny úseků.

Očekávané cíle (přínosy):

Zajistit provádění jak zákonných tak provizích a servisních procesů v požadovaném termínu. Po vyhodnocení jednotlivých činností provést jejich optimalizaci a tím snížení nákladů. Zajistit jasné vymezení povinností jednotlivých zaměstnanců na správě budov a jejich zodpovědnost za plnění zákonných požadavků.

Rizika projektu:

Časové možnosti zaměstnanců při zajištění běžného pracovního procesu a zároveň účasti na programu ve stádiu implementace.

Určení pravomocí pověřeným zaměstnancům v rámci složité majetkové a personální struktury firmy.

Popis objektu (stručný):

Skladovací objekt s administrativní vestavbou dělený na více sektorů včetně komunikací.

Milníky a stručný popis realizace projektu:

Kontrola procesů v terénu: 2 dny
Kontrola dokumentace: 7 dní
Školení zaměstnanců: 2 dny
Implementace do softwaru: 7 dní

Časové faktory a délka realizace projektu:

Projekt se realizoval cca 2 měsíce vzhledem k možnostem uvolnění zaměstnanců z běžného pracovního procesu.

Použité lidské zdroje (projektový tým):

Za EASY FM 1 osoba
Za klient 4 osoby

Popis výsledného stavu:

Byla provedena kontrola jednotlivých zákonných a servisních procesů na objektu klienta a dohledána relevantní dokumentace.

Zjištěny neprovedené procesy např.

  • Propadlé (po konci platnosti rev. zprávy) revize elekto. rozvodů a spotřebičů
  • Propadlé revize plynového kotle v přístavbě
  • Propadlé revize zdvihacích zařízení – jeřáby 5 ks
  • Propadlé revize nouzového osvětlení
  • Propadlé školení zaměstnanců – vazač, obsluha plyn. zařízení

nebo nepodchycené procesy např.

  • Neprovedené revize elelktro. rozvodů vestavby
  • Nekalibrovaná čidla plynu v kotelně
  • Neprovedena kontrola žebříků a suchovodů
  • Neprovedena revize – kontrola nakládacích hydraul. ramp
  • Neprováděn servis na většině výrobních strojů (lisy, pásy). Řešeny pouze závady.
  • Neprovedené revize regálů po přestavbě

Závady v provozu např. : neukotvené regály, chybějící bezpečnostní značení.

Provedena prvotní implementace procesů do softwaru a nastavení lhůt včetně odpovědností, kontaktů a nastavení avizování.

Dosažené efekty:
Klienti získali představu o svých procesech vykonávaných v rámci facility služeb. Tyto výsledky mohou použít optimalizaci procesů a organizaci provádění následných servisních a zákonných procesů včetně přípravy investičních a provozních plánů v příštích letech.

Klienti získali jistotu připomenutí provádění těchto procesů a možnost jejich optimalizace a současně byly nově nastaveny a kumulovány odpovědnosti jednotlivých pověřených zaměstnanců s důrazem na efektivitu a kontrolu prováděných procesů. Bylo provedeno jednoznačné dokumentované definování odpovědností interních pracovníků a tím byl jasně nastaven systém pro zvýšení ochrany společnosti před trestně právní odpovědností v dané oblasti.

Byl zpracován dokument popisující jednotlivé postupy podpůrného procesu správy majetku ve formě Směrnice – Systém správy majetku. Byli doplněny Popisy pracovních míst pozic – facility manager, technik údržby.

Ondřej Antoš

Řídím firemní projekty tak, aby se naplnila vaše očekávání.