Správa majetku a její EVIDENCE – JAKÉ jsou reálné potřeby a možnosti?

Dnešní zamyšlení nad tématem „Správa majetku a její evidence – JAKÉ jsou reálné potřeby a možnosti“, má své velké důvody. Když si podobná hesla vložíte do vyhledávače, vykouknou na vás různorodé oblasti. Každá z nich má vlastně pravdu, ale také každá z nich může nabídnout něco jiného. Evidence zaměřená na účetní data, na požadavky jako jsou příkladem účetní a daňové odpisy majetku. Evidence zaměřená na majetkoprávní pohled (vlastnictví a odpovědnosti). Evidence zaměřená na technickou správu majetku. Evidence zaměřená na finanční ukazatele. Evidence zaměřená na pasportizační údaje, jako jsou plochy a rozměry. Evidence zaměřená na energetickou náročnost provozu majetku.

A evidence na toto a evidence na támhle to a teď drahý vlastníku majetku, vyznej se v tom.

Zkusme se na to podívat z druhé strany, a to JAKÉ jsou reálné potřeby. Jaké máš TY reálné potřeby na evidenci? Jsi majitel, účetní, facility manažer, vedoucí provozu nebo nájemník? Každý z nich potřebuje jinou úroveň informací a mnohdy zcela jiná data.

Vždy se tedy jako první ptejme!

• JAKÉ jsou reálné potřeby?
• A koho ty potřeby opravdu jsou?

Dalším důležitým pohledem je komplexnost evidovaných dat.Chci evidovat vše, ale musím se ptát – mám na to lidi, kapacity, nástroje?Nechci evidovat nic a opětovně se je dobré zeptat, co legislativa, trestní odpovědnost. Z naší letité praxe je odpověď jednoduchá – zlatá střední cesta.

Doporučujeme tedy, před zahájením jakékoliv evidence, si opravdu klást otázky typu:

• Kdo bude evidovat a má na to opravdu čas?

Často v praxi slýcháme, že zaevidovat příkladem údržbu je časově náročnější než ji udělat.

• Kde bude evidovat a zvládá to? Mám dobrý evidenční nástroj, ale umí jej zaměstnanci používat?

Opravdu mnohokrát jsme narazili na hodně drahé softwarová nástroje, které sice byly do organizací pořízeny, ale už se nepovedlo je rozchodit do reality.

• A chtějí evidenční nástroj zaměstnanci používat?

Může to znít nelogicky. Jsou to zaměstnanci, budou dělat to, co je třeba. Z naší praxe hovoří statistiky trochu jinak. I nejjednodušší softwarové nástroje využívají zaměstnanci dobře tak na 50%. Dalších 30% je používá nárazově, s tím, že třeba „jednou“ za čas do systému zanesou co je třeba. A zbývajících 20%, ty nedonutíte, i kdybyste se rozkrájeli. Je opravdu třeba vysvětlit smysl a potřebu využití a získat na svoji stranu těch 80%. A těch 20%? Asi tady platí Pareto. Prostě nedonutíte. Musí to za ně udělat někdo jiný.

• Bude se s evidovanými údaji dále pracovat, má evidence svůj význam?

Častý nešvar typu „nové koště dobře mete“. Každý nastupující manager nebo nový systém ve firmě přináší novu evidenci. A tak evidence bobtná a roste a její smysl se často vytrácí.

• Mohu rychle zadat data, když mám čas je zadat?

Znáte to také? Něco zajistím,chci to zanést do evidence a tak JDU….Potkám kolegu, nebo mi zavolá a je to samozřejmě urgentní a tak JDU, ale již zcela jinam, než jsem šel a chtěl. Afrnnnnnnnnnk ….myšlenka i čas zadat evidenci je pryč.

• Dostanu se k datům, když je potřebuji?

Zmapujte si, zda se dostane k evidenci ten, který je potřebuje a dostane se k nim v tu chvíli, kdy je potřebuje.

JAKÉ jsou tedy vaše reálné potřeby? A také jaké jsou možnosti tuto evidenci vést?