JAK PROBÍHÁ ZPRACOVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobním údajem se rozumí jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt údajů přímo či nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků, specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu.

Mezi osobní údaje tedy spadají zejména kontaktní údaje fyzické osoby, jeho IP adresa, ale mohou jimi být i informace o využívání služeb nebo o činnostech a preferencích fyzické osoby. Ochrana osobních údajů je upravena Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27.dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů a zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).  

CO JE ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Zpracováním osobních údajů se rozumí jakákoliv operace nebo soustava operací, které správce nebo zpracovatel systematicky provádějí s osobními údaji, a to automatizovaně nebo jinými prostředky, zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměna, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace.

ZPRACOVATEL OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost EASY FM s.r.o. , IČO 025 15 695, se sídlem K sadu 754/2a, 182 00 Praha 8, která provozuje webové stránky easyfm.cz a službu SW KLID, zpracovává Vaše osobní údaje jako správce, tj. určuje, jak budou osobní údaje zpracovávány a za jakým účelem.

V souvislosti s provozem aplikace SW KLID, zpracováváme osobní údaje v roli zpracovatele, tj. osoby pověřené zákazníkem (v roli správce). Zpracováváme především osobní údaje, které zákazník vložil do aplikace SW KLID o svých uživatelích, zejména kontaktní údaje (jméno, příjmení, email, telefon) případně další údaje kompetentních osob (servisní společnost, úklidová společnost, zodpovědní zaměstnanci), informace o jednání zákazníka v rámci využití aplikace SW KLID (poslední aktivita, zasílané upozornění na údržby/úklidy, apod.), obsah nahrávaných dokumentů.

Dovolujeme si Vás informovat, že

  • můžeme kontrolovat obsah a v případě jakýchkoliv pochybností o zákonnosti zpracování osobních údajů Vašich uživatelů,  můžeme dočasně pozastavit toto zpracovávání bez nároku na náhradu škody,
  • jsme připraveni v rámci aplikace SW KLID vykonat práva Vašich uživatelů na opravu, doplnění, likvidaci i kompletní výmaz osobních údajů.

JAKÉ ÚDAJE BUDEME ZPRACOVÁVAT?

REGISTRACE DO APLIKACE SW KLID:

Jedná se o kontaktní údaje (jméno, příjmení, adresa, email, telefonní číslo), účetní a platební údaje. Tyto údaje jsou nezbytné pro účely poskytování objednaných služeb a vedení účetnictví. Údaje uživatelů budeme zpracovávat po dobu trvání smlouvy o poskytování služby SW KLID a deset let ode dne jejího ukončení.

ZASLÁNÍ E-BOOKU A NOVINEK

Jedná se o kontaktní údaje (jméno, příjmení, email, telefonní číslo). Tyto údaje jsou nezbytné pro účely poskytování objednaných služeb.  Údaje uživatelů budeme zpracovávat po dobu trvání zájmu, do doby kdy uživatel provede jednostranný úkon odhlášení odběru novinek. Toto je možné provést pomocí odhlašovacího odkazu v každé zasílané zprávě.

REGISTRACE DO VZDĚLÁVACÍHO PROGRAMU

Jedná se o kontaktní údaje (jméno, příjmení, adresa, email, telefonní číslo), účetní a platební údaje. Tyto údaje jsou nezbytné pro účely poskytování objednaných služeb a vedení účetnictví. Údaje uživatelů budeme zpracovávat po dobu deseti let.

PROCHÁZENÍ WEBOVÝCH STRÁNEK

V případě, že využíváte naše služby nebo procházíte web stránky easyfm.cz nebo swklid.cz, můžeme sbírat údaje o Vašich návštěvách a užívání služeb. Tyto údaje zahrnují Vaši IP adresu, chování na webových stránkách, chování v aplikaci SW KLID. Tyto informace získáváme automatizovaně prostřednictvím cookies nebo prostřednictvím trackovacích technologií, jelikož Vám chceme poskytovat co nejlepší službu. Vaše údaje budeme zpracovávat po dobu pěti let od Vaší poslední návštěvy web stránek.

VAŠE PRÁVA V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Pokud jako správce zpracováváme Vaše osobní údaje, máte právo se na nás kdykoliv obrátit a uplatnit právo na přístup a opravu údajů, které zpracováváme.

Pokud máte pochybnosti o tom, že Vaše údaje nezpracováváme v souladu s nařízením, můžete nás požádat o vysvětlení, nebo o nápravu závadného stavu, zejména požadovat blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů, případně kompletní výmaz těchto údajů. 

OCHRANA A ZABEZPEČENÍ

S Vašimi osobními údaji, jakož i s osobními údaji Vašich uživatelů budeme nakládat zodpovědně a v souladu s Nařízením. Pro zpracování osobních údajů užíváme automatizované i neautomatizované prostředky. Všechny údaje jsou uloženy na zabezpečených serverech uložených výhradně v Evropské unii. Chráníme osobní údaje v maximální možné míře pomocí moderních technologií, které odpovídají stupni technického rozvoje. Přijali jsme a udržujeme veškerá možná (aktuálně známá) technická a organizační opatření, která zamezují zneužití, poškození nebo zničení osobních údajů, zejména:

  • Pro zabezpečení serverů využíváme víceúrovňový firewall, který umožňuje přístup pouze pro https port.
  • Veškerá komunikace mezi servery je šifrována a zabezpečena virtuální privátní sítí.
  • Přístup k osobním údajům je možný pouze přes víceúrovňové přihlášení vybraných a schválených osob.

KOMU MOHOU BÝT OSOBNÍ ÚDAJE ZPŘÍSTUPNĚNY?

Osobní údaje, které zpracováváme jako správce i jako zpracovatel můžeme zpřístupňovat výhradně našim spolupracovníkům, kteří zajišťují administrativní a technickou podporu při provozu aplikace SW KLID, případně jiným subjektům pouze z důvodu plnění zákonných povinností.

Dovolujeme si Vás ujistit, že naši zaměstnanci i spolupracovníci, kteří budou zpracovávat Vaše osobní údaje, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení Vašich osobních údajů. Tato mlčenlivost přitom trvá i po skončení závazkových vztahů s námi.

ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ ZÁKAZNÍKA SW KLID

Zákazník prohlašuje, že jako správce osobních údajů, které vložil do aplikace SW KLID splňuje veškeré zákonné povinnosti vyžadované platnou legislativou, zejména Nařízením o ochraně osobních údajů, a tedy že:

  • zpracovává osobní údaje fyzických osob pouze na základě zákonného právního titulu (která vyjádřila svobodný a dobrovolný souhlas se zpracováním svých osobních údajů a zákazník je schopen tento souhlas doložit, nebo je zpracování osobních údajů nezbytné pro splnění smlouvy, nebo je zpracování nezbytné pro splnění právních povinností zákazníka, případně z jiných důvodů dle článku č.6 Nařízení,
  • nevkládá do aplikace SW KLID citlivé osobní údaje, tj. osobní údaje vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a sexuálním životě subjektu údajů a genetické údaje subjektu údajů, biometrické údaje,
  • splňuje informační povinnost vůči svým uživatelům a dalším fyzickým osobám, které vložil do SW KLID a umožňuje výkon jejich práv podle Nařízení o ochraně osobních údajů,
  • plní veškeré další povinnosti správce osobních údajů podle Nařízení o ochraně osobních údajů,
    zavazuje se v aplikaci SW KLID zohlednit jakékoliv změny v evidenci osobních údajů ve lhůtě nejpozději do 24 hodin od přijetí informace o změně.

V případě, že jako zákazník aplikace SW KLID porušíte své povinnosti správce osobních údajů ve smyslu Nařízení o ochraně osobních údajů a v přímé souvislosti s tímto porušením nám vznikne jakákoliv újma, jste povinni nám takovou škodu v plném rozsahu nahradit.