JAK PROBÍHÁ ZPRACOVÁVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobním údajem se rozumí jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný,jestliže lze subjekt údajů přímo či nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků, specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu.

Mezi osobní údaje tedy spadají zejména kontaktní údaje fyzické osoby, jeho IP adresa, mohou jimi být informace o využívání služeb nebo o činnostech a preferencích fyzické osoby. Ochrana osobních údajů je upravena zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, v platném znění („zákon o ochraně osobních údajů“).

CO JE ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Zpracováním osobních údajů se rozumí jakákoliv operace nebo soustava operací, které správce nebo zpracovatel systematicky provádějí s osobními údaji, a to automatizovaně nebo jinými prostředky, zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměna, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace.

POKUD UDĚLUJETE SVŮJ SOUHLAS

Společnost EASY FM s.r.o. , IČO 025 15 695, se sídlem K sadu 754/2a, 182 00 Praha 8, která provozuje webové stránky easyfm.cz a službu SW KLID, zpracovává jako správce, tj. určuje, jak budou osobní údaje zpracovávány a za jakým účelem, tyto údaje:

JAKÉ ÚDAJE BUDEME ZPRACOVÁVAT?

Osobní údaje poskytnuté zákazníkem aplikace SW KLID při registraci. Jedná se zejména o kontaktní údaje (jméno, příjmení, adresa, email, telefonní číslo), účetní a platební údaje (IČO, DIČ, číslo účtu). Tyto údaje jsou nezbytné pro účely poskytování objednaných služeb a vedení účetnictví. Údaje uživatelů budeme zpracovávat po dobu trvání smlouvy o poskytování služby SW KLID a deset let ode dne jejího skončení.

Osobní údaje poskytnuté fyzickými osobami, které projevili zájem o odběr našich novinek, know-how a best practices z oblasti správy a údržby majetku, a to v rozsahu jméno, příjmení, e-mailovou adresu a telefon. V případě poskytnutí souhlasu se zpracováním osobních údaj, může být souhlas kdykoliv odvolán prostřednictvím odhlašovacího odkazu, který je v každé zaslané zprávě. Vaše údaje budeme zpracovávat po dobu, kdy budeme nabízet službu SW KLID.

V případě, že užíváte naše služby nebo procházíte našimi web stránky, můžeme sbírat údaje o Vašich návštěvách našich webových stránek, užívání našich služeb. Tyto údaje zahrnují Vaši IP adresu, chování na webových stránkách easyfm.cz nebo swklid.cz, chování v aplikaci SW KLID a její využití. Tyto informace získáváme automatizovaně prostřednictvím cookies nebo prostřednictvím trackovacích technologií, jelikož Vám chceme poskytovat co nejlepší službu. Vaše údaje budeme zpracovávat po dobu jednoho roku.

VAŠE PRÁVA V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Pokud jako správce zpracováváme Vaše osobní údaje, máte právo se na nás kdykoliv obrátit a uplatnit právo na přístup a opravu údajů, které zpracováváme.

Pokud máte pochybnosti o tom, že Vaše údaje zpracováváme v souladu se zákonem, můžete nás požádat o vysvětlení, nebo o nápravu závadného stavu, zejména požadovat blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů, případně kompletní výmaz těchto údajů. 

Společnost EASY FM s.r.o., která provozuje aplikaci SW KLID a webové stránky easyfm.cz, zpracovává jako zpracovatel, tj. jako osoba pověřená zákazníkem aplikace SW KLID, údaje, které zákazník vložil do aplikace SW KLID o svých uživatelích, zejména kontaktní údaje (jméno, příjmení, email,telefon), případně další údaje kompetentních osob (servisní společnost, úklidová společnost, zodpovědný zaměstnanci), informace o jednání zákazníka v rámci využití aplikace SW KLID (poslední aktivita, zasílané upozornění na údržby/úklidy, apod.), obsah nahrávaných dokumentů.

Dovolujeme si Vás informovat, že

  • můžeme kontrolovat obsah a v případě jakýchkoliv pochybností o zákonnosti zpracování osobních údajů Vašich uživatelů,  můžeme dočasně pozastavit toto zpracovávání bez nároku na náhradu škody,
  • jsme připraveni v rámci aplikace SW KLID vykonat práva Vašich uživatelů na opravu, doplnění, likvidaci i kompletní výmaz osobních údajů.

OCHRANA A ZABEZPEČENÍ

S Vašimi osobními údaji, jakož i s osobními údaji Vašich uživatelů budeme nakládat zodpovědně a v souladu s platnou českou legislativou. Pro zpracování osobních údajů užíváme automatizované i neautomatizované prostředky. Všechny údaje jsou uloženy na zabezpečených serverech uložených výhradně v Evropské unii. Chráníme osobní údaje v maximální možné míře pomocí moderních technologií, které odpovídají stupni technického rozvoje. Přijali jsme a udržujeme veškerá možná (aktuálně známá) technická a organizační opatření, která zamezují zneužití, poškození nebo zničení osobních údajů, zejména:

  • Pro zabezpečení serverů využíváme víceúrovňový firewall, který umožňuje přístup pouze pro https port.
  • Veškerá komunikace mezi servery je šifrována a zabezpečena virtuální privátní sítí.
  • Přístup k osobním údajům našich zaměstnanců a spolupracovníků je možný pouze přes víceúrovňové přihlášení vybraných a schválených osob.

Osobní údaje Vašich uživatelů nebudeme užívat pro komerční účely. Můžeme je užít pouze a výhradně za účelem zlepšování našich služeb.

KOMU MOHOU BÝT OSOBNÍ ÚDAJE ZPŘÍSTUPNĚNY?

Osobní údaje, které zpracováváme jako správce i jako zpracovatel můžeme zpřístupňovat výhradně našim spolupracovníkům, kteří zajišťují administrativní a technickou podporu při provozu aplikace SW KLID, případně jiným subjektům pouze z důvodu plnění zákonných povinností.

Dovolujeme si Vás ujistit, že naši zaměstnanci i spolupracovníci, kteří budou zpracovávat Vaše osobní údaje, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení Vašich osobních údajů. Tato mlčenlivost přitom trvá i po skončení závazkových vztahů s námi. Bez vašeho souhlasu nebudou vaše osobní údaje vydány žádné jiné třetí straně. 

ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ UŽIVATELE JAKO SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Uživatel aplikace SW KLID prohlašuje, že jako správce osobních údajů svých odběratelů splňuje veškeré zákonné povinnosti vyžadované platnou legislativou, zejména zákonem o ochraně osobních údajů, a tedy že:

  • zpracovává osobní údaje svých odběratelů pouze na základě zákonného právního titulu (odběratel vyjádřil svobodný a dobrovolný souhlas se zpracováním svých osobních údajů a uživatel je schopen tento souhlas doložit, nebo je zpracování osobních údajů odběratele nezbytné pro splnění smlouvy, nebo je zpracování nezbytné pro splnění právních povinností uživatele, případně z jiných důvodů podle § 5 odst. 2 zákona o ochraně osobních údajů),
  • nevkládá do aplikace SW KLID citlivé osobní údaje jeho odběratelů, tj. osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a sexuálním životě subjektu údajů a genetický údaj subjektu údajů, biometrický údaj,
  • splňuje informační povinnost vůči svým uživatelům podle zákona o ochraně osobních údajů,
  • umožňuje svým uživatelům výkon jejich práv podle zákona o ochraně osobních údajů,
  • plní veškeré další povinnosti správce osobních údajů podle zákona o ochraně osobních údajů,
    zavazuje se v aplikaci SW KLID zohlednit jakékoliv změny v evidenci osobních údajů svých odběratelů ve lhůtě nejpozději do 24 hodin od přijetí informace o změně.

V případě, že jako uživatel aplikace SW KLID porušíte své povinnosti správce osobních údajů ve smyslu zákona o ochraně osobních údajů a v přímé souvislosti s tímto porušením nám vznikne jakákoliv újma, jste povinen nám takovou škodu v plném rozsahu nahradit.