Zavedení procesního řízení s využitím CAFM systému v rámci zajištění provozu a správy budov a majetku – díl 1

K napsání dnešního článku mě vedly zkušenosti a znalosti s jednou nejmenovanou společností. Je specializovanou společností, která se zabývá zajišťováním technického a energetického provozu budov, tzv. facility managementem. Činnosti zabezpečuje vlastním týmem odborníků v široké profesní skladbě, centrálním dispečinkem s nepřetržitým provozem a pohotovostí. K zajištění rozsáhlejších akcí využívá prověřené subdodavatelské projektové a realizační firmy.

Předmětem činností je:

  • zabezpečení provozu technologií, tj. obsluhy, dohledu, nastavení a kontrol parametrů, kontrol funkčnosti a zároveň zajištění havarijní a servisní pohotovostní služby, provádění havarijních a nouzových oprav, převzetí odpovědnosti za bezpečný provoz technologií objektu;
  • zabezpečení preventivní údržby, pravidelné provozní údržby dle provozních předpisů a zároveň zajištění odborného autorizovaného servisu vybraných technologií a provedení oprav zařízení pro zajištění funkčnosti v rámci potřebných technických parametrů včetně zajištění náhradních dílů a spotřebního materiálu;
  • zabezpečení běžné řemeslné údržby;
  • vedení administrativně-technické agendy.

Návrh na zlepšení činnosti

Osobně společnost znám již od samého začátku jejího vzniku. Vedení společnosti jsem navrhl zlepšení činnosti především zmapováním jejích hlavních procesů a zavedením SW podpory.

Můj návrh na zlepšení činností ve společnosti se skládá z několika kroků:

  • přehled hlavních procesů včetně podprocesů;
  • jejich zatřídění podle EU normy ČSN 15221;
  • nastavení metrik jednotlivých procesů;
  • návrh SW řešení pro správu a údržbu majetku.

Chci-li něco řídit, musím znát vazby, kompetence, procesy atd. V řízení služeb jsou však tyto atributy pojímány proces od procesu zcela svébytně, jsou často založeny na dlouhé historii, tradici a často jsou zcela odvislé od konkrétního vedoucího pracovníka. Je proto potřeba sjednotit tyto procesy do jednoho řádu. Na počátku musí být analýza stávajícího stavu a návrh jednotného procesního modelu. Od analýzy procesů ve společnosti očekávám, a se mnou i celé vedení společnosti, sjednocení procesů, popis jejich vzájemných provázaností, nastavení jasných zodpovědností, pravomocí a povinností jednotlivých vlastníků procesů a podprocesů. Následnou očekávanou skutečností bude úspora nákladů.

Po důkladné analýze procesů nastane čas na SW řešení pro správu a údržbu majetku. Od implementace CAFM jednoznačně očekávám soustředění dat na jednom místě s přístupem z jakéhokoliv PC, optimalizaci činností ve firmě, zvýšení kvality poskytovaných služeb, přehled o převzetí, akceptaci a administraci požadavků na služby. V příštím díle tohoto článku se budu zabývat procesní analýzou ve společnosti.

Ondřej Antoš
Řídím firemní projekty tak, aby se naplnila vaše očekávání.