Zavedení procesního řízení s využitím CAFM systému v rámci zajištění provozu a správy budov a majetku – díl 3.

Jak jsem slíbil minule, v dnešním díle článku se budu zabývat návrhem SW řešení pro plánování a řízení procesů facility managementu ve společnosti.

 

Návrh SW řešení

Metoda řízení procesů, praktikovaná pomocí papírové evidence majetku v šanonech, různých knihách a denících, lístkovém systému, pomocí nástěnných vývěsek a řady nedostatečně evidované dokumentace, je v současné době, kdy je rozhodující včasná informace, nedostačující.

Můj návrh na zlepšení spočívá v zavedení nového informačního systému řízení pro plánování procesů facility managementu tzv. CAFM. Přínosy po zavedení aplikačního SW:

  • zadávání požadavků – prostřednictvím internetové sítě může každý zaměstnanec klienta zadat do aplikace svůj požadavek, kde je možno následně sledovat jeho vyřízení s přesnou databázovou evidencí;
  • sjednocení databází a soustředění dat do jednoho místa s umožněním jednotného přístupu k datům;
  • jednotný přehled o majetku ve správě – o umístění majetku dle zvoleného typu a majitele, o množství ploch včetně základních parametrů a způsobu využití, o technických zařízeních ve správě;
  • sledování životního cyklu technologických zařízení ve správě – vedení informací o termínech jejich revizí, kontrol, prohlídek zařízení, připomínání úkolů v předstihu apod.;
  • řízení poskytování služeb z hlediska kvality a nákladů – sledování nákladů na jednotlivá technologická zařízení, objekty, řízení subdodávek včetně dodávek médií, kontrola jakosti poskytovaných služeb, komunikace s klientem, řízení lidí;
  • zajištění bezpečnosti spravovaných budov a zařízení;
  • prokazování vůči klientovi kvalitu služeb podpořenou moderním informačním systémem – pořádek v datech, komunikace, prokazatelnost, přehledy;
  • uchování a benchmarking historie procesů.

Závěr

V dané společnosti jsou schopni zajišťovat komplexní provoz a správu budov i bez podrobné analýzy svých procesů, což dokazují tím, že jejich hlavním klientem je více než 20 let významná vládní instituce. Ale pokud chtějí v současném silném konkurenčním boji i nadále uspět, musí přistoupit k zavedení procesního řízení. Všechny činnosti pro zajištění provozu a správy budov dělají, ale nemají je popsané, nový zaměstnanec se seznamuje s činnostmi od stávajících, požadavky se vypisují ručně do knih atd. Vzhledem k těmto skutečnostem jsem vedení společnosti navrhl zavést procesní řízení a nechat zavést SW podporu pro řízení procesů. Z hlediska potřeb a požadavků se mi jeví výhodným řešením SW KLID. Nejedná se o žádný robustní CAFM systém, ale svou jednoduchostí a přijatelnou cenou je schopen vedení společnosti zajistit přesně to co od něj očekává.

Důležitým aspektem rozvoje společnosti je zaměření se na segment klientů s vysokou náročností a tím minimalizovat konkurenci plošných velkokapacitních FM poskytovatelů.

Při zpracovávání daného tématu jsem si ověřil, že vedení společností by mělo zavedení procesního řízení a s tím souvisejícímu řízení výkonnosti a průběžnému zlepšování procesů věnovat náležitou pozornost, protože jeho zavedení je pro firmu významným přínosem, které může zvýšit její konkurenceschopnost.

Filip Valenta
Starám se o marketing, tak aby o naší práci bylo ve světě slyšet.